Ocho errores comunes en reuniones de trabajo y cómo evitarlos
Las reuniones laborales son fundamentales para la organización y la toma de decisiones dentro de cualquier empresa. Sin embargo, ciertos comportamientos pueden afectar su efectividad y proyectar una imagen negativa ante compañeros y supervisores.
Arden Clise, experta en etiqueta profesional, explicó en Business Insider cuáles son los errores más frecuentes en reuniones presenciales y virtuales, así como las mejores estrategias para evitarlos y garantizar un ambiente productivo y profesional.
1. No cumplir con las tareas asignadas
Uno de los principales problemas tras una reunión es no dar seguimiento a las responsabilidades acordadas. Según Clise, esto suele suceder cuando los participantes no toman notas o no registran sus compromisos en un calendario.
“No cumplir con las tareas asignadas no solo afecta la productividad, sino que también perjudica el trabajo en equipo y el logro de los objetivos empresariales”, destacó la especialista.
Para evitarlo, recomienda hacer un seguimiento inmediato de los acuerdos y asegurarse de cumplir con lo comprometido.
2. Interrumpir a los demás
Interrumpir constantemente puede ser molesto y afectar el flujo de la reunión. En encuentros virtuales, donde no siempre se perciben las señales no verbales, este problema se acentúa.
“Saber cuándo alguien terminó de hablar puede ser complicado, especialmente en reuniones virtuales, pero interrumpir de manera frecuente resulta ofensivo y poco profesional”, explicó Clise.
La clave está en escuchar activamente y esperar el momento adecuado para intervenir.
3. Usar en exceso el chat en reuniones virtuales
Si bien el chat en reuniones online puede ser útil, su abuso puede convertirse en una distracción. “Chatear en exceso es como mantener una conversación paralela en una reunión presencial”, señaló Clise.
En lugar de comentar constantemente en el chat grupal, lo recomendable es usar mensajes directos solo cuando sea necesario y sin interrumpir el desarrollo de la reunión.
4. Llegar tarde y retrasar el inicio
La impuntualidad es un problema recurrente en reuniones laborales. No solo afecta la dinámica del equipo, sino que también refleja falta de respeto hacia los demás.
“Si las personas llegan tarde, la reunión no puede comenzar a tiempo, lo que impacta negativamente en la productividad”, enfatizó Clise.
Para fomentar la puntualidad, es fundamental que los organizadores den inicio a la reunión en el horario previsto, estableciendo así un precedente de compromiso con el tiempo de los demás.
5. Presionar a los compañeros que participan menos
No todos los integrantes de un equipo se sienten cómodos hablando en reuniones. Resaltar su falta de participación puede hacerlos sentir incómodos o expuestos.
Según Clise, en lugar de señalar directamente su silencio, es más efectivo hacer preguntas abiertas y recordarles que sus ideas han sido valiosas en otras ocasiones para motivarlos a participar sin presión.
6. Hacer múltiples tareas durante la reunión
Responder correos, revisar el teléfono o pensar en otras responsabilidades mientras se desarrolla la reunión demuestra desinterés y afecta la capacidad de concentración.
“Si no prestas atención, te perderás información importante y dejarás de aportar ideas valiosas”, advirtió Clise.
Mantener el enfoque en la reunión es una señal de respeto y permite un mejor aprovechamiento del tiempo.
7. Apagar la cámara en reuniones virtuales
En videollamadas laborales, mantener la cámara apagada puede interpretarse como falta de compromiso.
“Dejar el video desactivado mientras otros hablan da la impresión de que no se está prestando atención”, afirmó la experta.
Si bien hay excepciones válidas, como interrupciones en casa o compartir espacio con otros colegas, lo ideal es encender la cámara siempre que sea posible para demostrar interés y participación activa.
8. Hablar demasiado y no dejar participar a los demás
Las reuniones deben ser espacios de diálogo donde todos tengan oportunidad de expresarse. Sin embargo, algunas personas tienden a monopolizar la conversación.
“Cuando alguien interviene constantemente sin permitir que otros hablen, puede generar frustración y afectar la dinámica del equipo”, explicó Clise.
Para lograr reuniones más efectivas, es importante ser consciente del tiempo de intervención y dar espacio a los demás para que puedan aportar sus ideas.
Evitar estos errores no solo mejorará la calidad de las reuniones, sino que también fortalecerá la comunicación y el trabajo en equipo dentro de la empresa.